MAKALAH SYSTEM INFORMASI MANAGEMEN
PENDAHULUAN
1.1 Latar
Belakang Masalah
Perkembangan teknologi informasi terutama dalam bidang piranti keras dan
piranti lunak bertujuan membawa kita untuk memperoleh informasi secara tepat
dan tepat. Dan berbagai perangkat lunak aplikasi yang ada, perlu dibangun suatu
aplikasi (tailor mode) yang sesuai dengan kebutuhan dengan maksud untuk
memperlancar tugas tugas yang selama ini dilakukan secara manual.
Namun banyak organisasi yang ingin membangun Konsep Sistem Informasi Manajemennya sendiri,
dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali
gagal. Penyebabnya antara lain ialah struktur organisasi keseluruhan yang
kurang baik, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem informasi manajemen yang tidak
kompeten, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam
bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya
pengembangan sistem dan memotivasi seluruh anggota yang terlibat
didalamnya.
1.2 Ruang
Lingkup
Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam penulisan
makalah ini adalah sistem penerimaan dan
pengiriman barang dalam perusahaan. Serta kendala system yang digunakan.
1.3
Observasi
Observasi yang kami lakukan bertujuan untuk mencari data
serta mendapatkn hasil untuk pemecahan masalah serta kendala yang dihadapi
dalam system tersebut. Adapun observasi yang kami lakukan yaitu dengan cara
teknik wawancara kepada narasumber.
1.4 Study Pustaka
Selain berdasarkan
wawancara kepada narasumber data yang kami peroleh diantaranya kami dapatkan
dari buku referensi system informasi manajemen.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep
Dasar Sistem
Secara
sederhana sistem dapat didefinisikan sebagai jaringan dari pada elemen-elemen
yang saling berhubungan, membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu
tujuan pokok dari sistem tersebut.
(Jogianto H.M Pengenalan Komputer,
andi Offset Yogyakarta,hal :4 )
Pendekatan
sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, mendefinisikan
sistem sebagai berikut :
Definisi
sistem menurut GORDEN B.DAVIS Sistem
adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan
prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan.
Dan
Menurut RAYMOND Mc.LEOD Sistem adalah sekelompok elemen yang
berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Teori
sistem mengatakan bahwa unsure pembentuk organisasi adalah penting dan harus
mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif. Yang
dimaksud unsure dan komponen pembentuk organisasi disini bukan hanya
bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin
bersifat abstrak atau konseptual seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok
informasi dan sebagainya.
Didalam
suatu sistem terdapat bagian-bagian atau komponen yang terpadu untuk suatu
tujuan. Untuk menyederhanakan penggunaan sistem diperlukan pengunsuran sistem
atau sub sistem. Pengunsuran sistem atau sub sistem adalah suatu tindakan
penting dalam menyederhanakan penggunaan sistem, terutama dalam menyederhanakan
bagian-bagian atau komponen yang ada pada suatu sistem.
2.2
Pengertian Sistem Informasi
Informasi dapat didefinisikan
sebagai hasil dari pengelolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna
lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang
nyata dan digunakan untuk pengambilan keputusan.
(Jogianto H.M Pengenalan Komputer,
andi Offset Yogyakarta,hal :825 )
Sumber
informasi ialah data, Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian
dan kesatuan nyata kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat
tertentu.
Sistem Informasi didefinisikan
sekumpulan fungsi yang berkerja secara bersama-sama dalam mengelolah,
pengumpulan , penyimpanan, pemrosesan, serta pendistribusian informasi.
( Dadan Umar Daihani Komputerisasi
Pengambilan Keputusan , Elex Media Komputindo, hal : 2 )
2.3 Karateristik
Sistem
a. Komponen ( component )
Adalah suatu sistem yang terdiri
dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama
membentuk satu kesatuan
komponen-komponen sistem atau elemen-elemen system dapat berupa suatu sub
sistem atau bagian dari sistem.
b. Lingkungan
Luar
Lingkungan luar dari suatu sistem
adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi sistem
c. Batasan
Merupakan daerah yang membatasi
antara satu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.
d. Jalinan (
Interface)
Merupakan media penghubung antara
satu sub sistem dengan subsistem yang lain.
e. Masukan (
Inputan )
Energi yang dimasukan kedalam
sistem, Masukan dapat berupa maintenance input dan signal input.
f. Proses ( Process )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu
bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
g. Keluaran ( Output )
Hasil dari energi yang diolah dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
h. Sasaran / Tujuan (Goal )
Suatu sistem pasti mempunyai suatu
tujuan atau goal dan sasaran (objektif).
Jika sistem tidak mempunyai sasaran
ataupun tujuan maka sistem tidak akan berguna. Maka sangat menentukan sekali
sasaran dari sistem tersebut.
2.4
Pengertian Penjualan
Penjualan adalah suatu
usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-rencana strategis yang diarahkan
pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan
yang menghasilkan laba. (Marwan, 1991).
Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan karena dari
penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang
diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil
produk yang dihasilkan ( Winardi, 1982 ).
Penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari
penjelasan tersebut dalam memindahkan atau menstranser barang dan jasa
diperlukan orang-orang yang bekerja dibidang penjualan seperti pelaksanaan
dagang, agen,wakil pelayanan dan wakil pemasaran.
2.5 Pengertian
Retail
Retail adalah suatu
penjualan dari sejumlah kecil komoditas kepada konsumen. Retail berasal dari
bahasa perancis, diambil dari kata retailer yang berarti “ memotong menjadi
kecil-kecil ” ( Risch,1991,p.2 ) Menurut Gilbert, Retail adalah semua usaha
bisnis yang secara langsung yang mengarahan kemampuan pemasarannya untuk
memuaskan konsumen akhir berdasarkan organisasi penjualan barang dan jasa
sebagai inti dari distribusi.(2003, P.6 ). Sedangkan dalam kamus Bahasa
Inggris- Indonesia ( Shadily dan Echols,
1995,p. 483 ), retail dapat diartikan sebagai “ Eceran “.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Mitra Adi Perkasa, Tbk adalah sebuah perusahaan yang
bergerak dibidang retail, yang didirikan pada tahun 1995, MAP mencapai
pertumbuhan yang fenomenal selama bertahun-tahun memuncak pada IPO pada bulan
November 2004. Saat ini, PT.Mitra Adi Perkasa.Tbk adalah sebuah perusahaan ritel gaya hidup
terkemuka di Indonesia dengan 854 toko ritel di 25 kota besar di Indonesia.
Contohnya :
Jawa
: Jakarta, Cirebon, Bandung, Malang, Salatiga, Semarang,
Solo, Surabaya
dan Yogyakarta.
Sumatra
: Jambi, Medan, Batam, Palembang, Lampung,
Pekanbaru.
Kalimantan :
Banjarmasin, Balikpapan, Pontianak, Samarinda.
Sulawesi :
Makasar, Manado dan lainnya.
Bali : Abepura, Sentani.
Dan portofolio yang terdiversifikasi yang meliputi olahraga,
fashion, department store, anak-anak, makanan & minuman dan produk gaya
hidup lainnya. Saham Perusahaan ini terdaftar di Bursa Efek Indonesia, dan MAP
dua kali terpilih Managed Perusahaan Terbaik di Indonesia - oleh Asia
Money Majalah pada tahun 2005 dan FinanceAsia Magazine pada
tahun 2007.
MAP selalu berada di garis depan ritel
di Indonesia, menetapkan standar industri baru, bertualang ke wilayah belum
dipetakan dan meluncurkan konsep ritel revolusioner. Toko retail ini telah menjadi nama rumah tangga di Indonesia, identik dengan
yang terbaik di Department Store, Olahraga, Golf, Fashion, Kids, Buku, Home,
dan produk Kecantikan & Kesehatan.
Lebih dari sekedar pengecer, MAP juga
distributor terkemuka di Indonesia olahraga, golf dan produk anak-anak. Karena pemasaran yang kuat dan keahlian
membangun merek, banyak merek di bawah ikatan kami telah muncul untuk menjadi pemimpin pasar di Indonesia.
Rahasia kesuksesan perusahaan ini adalah karena teguh komitmen
untuk setiap merek, kecerdasan pemasaran, dan profesionalisme semata.
Perusahaan ini beralamat di Jl. Jend. Sudirman Kav.I
Wisma BNI 46 Jakarta Pusat.
Nomor Tlp / Fax : ( 021 )
57900068 / 69
PT. Mitra Adi Perkasa, Tbk juga telah membangun factory,
untuk mengikuti perkembangan Grup, pabrik ini didirikan untuk memproduksi pakaian berkualitas untuk retail dan atau ekspor.
untuk mengikuti perkembangan Grup, pabrik ini didirikan untuk memproduksi pakaian berkualitas untuk retail dan atau ekspor.
Terletak di Gunung Putri, Bogor, 33.000
m2, pabrik ini dikelola oleh lebih dari 600 operator,
memproduksi lebih dari 100.000 artikel pakaian secara bulanan.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi :
a. Memperoleh laba yang meningkat dari
tahun ke tahun.
b.
Memperluas
pasar, agar menjadi perusahaan terbesar di Asia Tenggara.
c.
Memberikan
kualitas yang baik kepada konsumen.
Misi:
a.
Memberikan
pelatihan kepada para karyawan
b.
Memperbaiki
setiap kekurangan yang dikeluhkan oleh konsumen.
c. Menjaga kualitas product maupun
kualitas perusahaan
3.1.3 Tugas dan tanggung jawab setiap
organisasi sebagai berikut :
1. General Manager
Tugas dan
tanggung jawab general manager antara
lain :
a. Pemimpin
tertinggi di perusahaan yang menetapkan langkah-langkah
b. Pokok dalam
melaksanakan kebijakan dan sasaran-sasaran perusahaan.
c. Menyetujui
dan menandatangani surat-surat penting yang berkenaan dengan
perusahaan.
e. Bertanggungjawab
atas semua kegiatan operasional perusahaan serta
f. konti%nuitas
kegiatan perusahaan serta mengadakan planning,
organizing,
staffing,directing,
commanding,dan contoling.
2.
Manager
Tugas dan tanggung jawab manager antara lain :
a. Mengkoordinir dan menjalankan semua kegiatan operasional toko
b. Mengkoordinir semua aktifitas toko di dalam memberikan
c. Memberikan kepuasan kepada pelanggan dan meningkatkan
jumlah pelanggan toko
d. Mengkoordinir dan mengelola bawahan
e. Melakukan evaluasi berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas operasional sehari-hari
g. Berkoordinasi dengan lingkungan/pejabat setempat
3.
Operasi Manager
Tugas dan tanggung jawab :
Untuk mengontrol semua kegiatan di store
yang di pegang oleh sales bulanan cost toko, budget, dan staf.
4.
Ass. Area
manager
Tugas dan tanggung jawab :
Untuk membantu manager untuk
melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan aturan perusahan.
5.
Supervisior store
Tugas:
Menjalin koordinasi dengan departemen lain untuk mencapai tujuan tertentu
yaitu menjadikan toko tempat yang nyaman, aman, lengkap sehingga membuat pelanggan merasa puas.
Tanggung Jawab :
Supervisor
store bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang di area toko, kenyamanan dan keamanan pelanggan selama berbelanj dan menerima masukan dari pelanggan.
6.
Administrasi
Tugas :
Mengelola keuangan perusahaan,
melakukan pembayaran kepada supplier dan gaji karyawan
di setiap akhir bulan.
Tanggung Jawab :
Kapala bagian Administrasi
Keuangan dan Personalia bertanggung jawab kepada manager store terhadap setiap
uang yang dikeluarkannya.
7.
Sales
Tugas :
Memiliki kewajiban dalam hal promosi
produk-produk dari Supplier serta penjualan yang dapat tercapai
sesuai target dan melakukan pembelian.
Tanggung Jawab
Sales bertanggung jawab terhadap
segala produk yang telah atau yang akan di jual serta promosi yang telah atau
yang akan dilakukan dan
bertanggung jawab terhadap kelangsungan barang / stok di toko.
8.
Kasir
Tugas :
Melayani dan memasukan jumlah
barang yang dibeli oleh pelanggan dan melakukan penawaran penawaran barang yang di promosikan.
Tanggung Jawab
Kasir bertanggung jawab terhadap jumlah uang yang masuk dengan cara mencocokkannya dengan komputer pada saat tutup kotak uang
3.2 Analisa Sistem
Perusahaan
3.2.1 Sistem Jaringan Perusahaan
Sistem
jaringan / informasi yang digunakan
dalam perusahaan PT. Mitra Adi Perkasa Tbk, adalah “ Microsoft Office Outlock
dan Visual Basic “. Adapun alasan perusahaan menggunakan sistem ini karena
sistem ini banyak dipakai didalam perusahaan retail yang bergerak dalam bidang
penjualan barang. Dan yang paling penting adalah karena sistem ini sangat mudah
digunakan dan sangat efisien terhadap cara penggunaannya.
3.2.2
Sistem
Penginputan barang
a.
Barang datang beserta dokumen dari pihak supplier atau biasa
disebut dengan Purchase Order (PO), sedangkan barang yang dating dari pihak
gudang MAP menggunakan Dokumen Order
(DO).
b.
Setelah itu data diinput oleh administrasi store
masing-masing ke system Visual Basic.
c.
Setelah itu data-data barang yang diinput tadi dapat dilihat
stocknya di sistem Visual Basic.
3.2.3 Kegunaan Sistem Informasi
Sistem ini mempunyai manfaat untuk
mengetahui stock barang menginput data
barang dari pusat, menginput transaksi penjualan
a. Membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien
b. Penyimpanan data lebih bisa dikontrol atau
dicek.
c. Dengan sistem secara komputerisasi dapat
meminimalkan double input
3.2.4 Perangkat Keras
(Hadware) Yang Digunakan
a. Monitor
Menggunakan monitor merk “ HP “ yang
berfungsi sebagai blok output atau sebagai hasil keluaran.
b. Keyboard dan Mouse
Menggunakan jenis merk “HP “, yang
digunakan sebagai alat inputan atau menerima data.
c. Printer
Menggunakan monitor merk “ HP.LT 300
t “ yang berfungsi sebagai blok output atau sebagai hasil keluaran.
d. Casing CPU
Memakai jenis merk “ HP “.
e. Mother Board
Memakai jenis “ Asus ”.
f. Prossesor
Menggunakan Cort 2 Duo.
g. RAM
Memiliki kapasitas 2 GB.
3.2.5 Tool Blok Perusahaan
a. Blok Input
Alat
Input yang digunakan menggunakan mouse dan keyboard untuk menginput data barang
dalam perusahaan.
b. Blok Output
Alat
Output yang digunakan menggunakan monitor
dan printer sebagai alat keluaran.
c. Blok Model
Menggunakan
aplikasi Visua basic dan Microsoft Outlook.
d. Blok Teknologi
Tingkat
teknologi yang digunakan menggunakan internet.
e. Blok Database
Untuk
database yang digunakan yaitu Access dan Php.
f. Blok Kontrol
Sebagai
pengontrol system informasi dan database dibuatkan ruangan tersendiri bagi
penyimpan server pusatnya.
3.3 Kendala Sistem
Adapun kendala dari sistem informasi yang
digunakan dalam perusahaan tersebut adalah :
a.
Jika data barang belum dilisting dari hand office maka data otomatis
tidak akan muncul di sistem (Visual Basic), ke store. Dan barang tidak dapat dipasarkan.
b.
Campur tangan SDM ( Sumber Daya Manusia ) sangat mempengaruhi, hasil
penginputan datanya. Akibatnya sering terjadi kesalahan sistem.
BAB IV
PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan makalah yang kami
buat maka dapat kami ambil kesimpulan sebagai berikut :
a.
Semakin berkembangnya teknologi disegala bidang menuntut
kita untuk selalu mengikuti perkembangan sistem informasi yang terjadi sehingga
kita bisa selaras, meskipun teknologi yang dimiliki belum mengikuti
perkembangan yang ada.
b.
PT. Mitra Adi Perkasa Tbk, adalah perusahaan yang
sehari-harinya menggunakan komputerisasi, dimana sudah memiliki jaringan
komputer yang berhubungan dengan internet.
c.
Kenyataan membuktikan meskipun kita sudah memasuki era
komputerisasi, ternyata kegiatan secara manual tidak dapat ditinggalkan
sepenuhnya dimana keduanya saling mendukung dan saling berkesinambungan.
5.2
Saran
Dengan melihat berbagai permasalahan-permasalahan yang ada pada system
yang diterapkan , untuk mengatasi dan melakukan perbaikan atau pembaruan system maka penulis mengajukan
beberapa saran untuk memecahkan masalah. Dengan dibangun sistem yang baru maka
akan memperoleh manfaat atau keuntungan yang real bagi kelangsungan perusahaan.
a.
Dengan adanya penanganan data yang menggunakan komputerisasi berbasis
data yang baik maka pengelolahan data akan lebih efisien. Oleh karena itu
informasi dan kebutuhan data yang digunakan akan lebih cepat pula.
b.
Memberikan penyuluhan atau pelatihan dan melalakukan sharing sekitar
masalah pekerjaan, sehingga permasalahan yang ada disebabkan oleh user (
pengguna ) sistem dapat diminimalkan.