PENGERTIAN DAN SEJARAH E-MAIL

Pengertian dan Definisi Email?

Apa itu Email? Definisi kata Email itu sendiri adalah singkatan dari Electronic Mail / Surat Elektronik, sehingga dapat disingkat juga sebagai E-Mail atau Surel.

Pengertian Email atau E-Mail atau Surel ialah kegiatan surat menyurat (kirim mengirim surat) melalui jaringan internet. Karena Email ini dikirim dan diterima langsung melalui internet, maka format surat yang digunakan bukan lagi selembar kertas dan tinta, melainkan format digital yakni ditulis melalui komputer atau gadget yang didukung dengan sebuah aplikasi email.

Sejarah Email

Semua bermula ketika pada tahun 1968, sebuah perusahaan yang bernama Bolt Beranek and Newman (BBN) dikontrak oleh Departemen Pertahanan AS untuk menyelesaikan proyek yang disebut ARPANET (Advanced Research Projects Agency Network) yang kemudian berubah menjadi Internet. ARPANET sendiri adalah proyek yang semula bertujuan untuk menciptakan sebuah metode komunikasi antara institusi militer dan pendidikan satu sama lain.

Kemudian pada tahun 1971, seorang insinyur bernama Ray Tomlinson ditugaskan dalam program yang disebut SNDMSG. Program ini bukanlah program baru, karena sebenarnya program tersebut sudah ada sejak sekian tahun silam. Dilihat dari standar masa kini, program tersebut bisa dikatakan lebih primitif. Apa yang bisa dilakukan oleh program tersebut hanyalah saling mengirim pesan kepada sesama pengguna dalam satu mesin yang sama. Ketika pengguna membuat pesan / dokumen dalam bentuk teks, selanjutnya pesan tersebut akan dikirimkan ke dalam kotak surat yang ada pada mesin itu.

Awalnya Ray bereksperimen dengan program SNDMSG yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah komputer, sehingga orang lain yang memakai komputer tersebut dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Lalu, dia melanjutkan eksperimennya dengan menggunakan file protokol yang dinamakan CYPNET sehingga program SNDMSG tadi bisa mengiri pesan ke komputer lain yang berada di dalam jaringan ARPANET. Itulah awal mula terciptanya sebuah ‘e-mail’.

Pesan email yang pertama kali dikirim Ray dan merupakan e-mail yang pertama kalinya di dunia adalah “QWERTYUIOP”.

Selanjutnya pada tahun 1972, Ray memperkenalkan icon ‘@’ yang berarti “at” atau “pada” sebagai identitas email untuk memisahkan user id dan domain sebuah alamat email.

Salah satu program email pertama yang terbesar yang dapat digunakan untuk umum adalah Eudora. Email ini pertama kali ditulis pada tahun 1988 oleh Steve Domer yang pada saat itu ia adalah seorang karyawan di University of Illinois.

Eudora diambil dari nama almarhum Eudora Welty, seorang penulis dari AS. Eudora adalah client emai (email berbasis client) pertama yang menyediakan grafis antarmuka. Pada saat pertama muncul, email ini bersifat gratis meski setelah dibeli oleh Qualcomm pada tahun 1994 dan menjadi produk professional.

Seperti aplikasi lain dalam web, Eudora adalah raja selama beberapa tahun. Lalu dengan cepat tergantikan oleh client email dari Netscape dan Internet Explorer. Kedua client email tersebut kemudian menjadi popular, tidak hanya lebih baik dari Eudora namun juga karena mereka disediakan secara cuma-cuma dengan web browser.

Komponen Email

Sebuah alamat email terdiri dari 2 bagian, yaitu user id dan domain name atau hostname. User id terletak di sebelah kiri tanda ‘@’, yang menunjukkan identitas si pemilik email. Sedangkan domain name / hostname terletak disebelah kanan tanda ‘@’ yang menunjukkan identitas domain tempat email tersebut disimpan (mail server).

Sebagai contoh : kantongbolong@gmail.com. 'kantongbolong' adalah user id dan 'gmail.com' adalah domain namenya.

Macam dan Jenis Email

Ditinjau dari segi basisnya, Email dikategorikan menjadi 2 macam, yakni Email berbasis Client (Email Client) dan Email berbasis Web (Web Based Email). Perbedaan diantara keduanya adalah :

§ Untuk para pengguna email berbasis Client (Email Client), aktifitas email dilakukan dengan menggunakan piranti lunak email client. Piranti lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan email secara offline (tanpa sambungan internet). Sedangkan koneksi internet hanya dibutuhkan pada saat pengiriman dan penerimaan email. Contoh dari piranti tersebut adalah Eudora, Outlook Express dan Mozilla Thunderbird.

§ Untuk email berbasis Web (Web Based Email), aktifitas dilakukan dengan menggunakan aplikasi email yang ditawarkan oleh situs penyedia layanan email. Bila ingin mengirim atau memeriksa email, pengguna harus masuk ke website penyedia layanan email tersebut untuk mengaksesnya.

Terdapat 3 jenis Email, yaitu POP mail, Web mail dan Email Forwarding.

§ POP Mail

Email jenis POP mail, adalah type email yang diterima melalui Internet Servis Provider (ISP). Jenis ini biasanya banyak digunakan di jaringan kantor maupun perusahaan. POP mail adalah email berbasis client.

§ Kelebihan :

Email dapat dibaca secara offline, pengguna hanya perlu connect ke server POP mail pada saat mengecek email masuk lalu mendownloadnya dan setelah itu pengguna dapat mematikan koneksi internetnya.

Dengan demikian biaya koneksi internet dapat dihemat.

§ Kekurangan :

Keterbatasan tempat untuk mengakses email, karena pengguna hanya dapat mengaksesnya dengan komputer di lingkup area jaringan ISP.

§ Web Mail

Web mail (Web Based Email) adalah jenis layanan email yang banyak ditawarkan oleh situs-situs web penyedia layanan email, seperti Google dengan Gmail dan Yahoo dengan Yahoo Mailnya.

§ Kelebihan :

Karena berbasis web, maka pengguna dapat mengakses email dimanapun ia berada.

§ Kekurangan :

Untuk mengecek email, maka pengguna harus selalu terhubung dengan koneksi internet.

§ Email Forwarding

Email Forwarding adalah layanan email yang meneruskan email yang masuk atau diterima ke alamat email yang lain. Menggunakan layanan ini, pengguna dapat menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya, dan selain itu tidak perlu memberi tahu email yang baru. Email jenis ini sepertinya sangat bermanfaat bagi orang yang sering ganti alamat email.

Fungsi dan Kegunaan Email

Tidak dapat dipungkiri bahwa di era digital seperti sekarang ini, Email adalah salah satu alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis internet, online shop, pekerjaan kantor, bahkan didunia edukasi atau pendidikan sekalipun.

Berikut adalah beberapa fungsi dan kegunaan dari Email yaitu :

§ Sebagai alat komunikasi yang tidak terikat waktu dan tempat, sehingga dapat digunakan kapanpun dan dimanapun.

§ Sebagai media pengiriman file-file digital seperti dokumen serta berkas-berkas penting, mp3, dsb.

§ Sebagai alat untuk mendaftarkan diri di situs website, seperti portal universitas, media jejaring sosial, juga sebagai kontak kita pada saat melamar pekerjaan, jual-beli online, dsb.

Etika Penggunaan Email

Selalu isikan kolom Subjek, jangan pernah membiarkan kolom ini kosong.Etika dalam menggunakan email sebenarnya tidak jauh berbeda dengan etika pada saat kita menulis surat biasa. Namun ada beberapa poin penting yang sebaiknya kita perhatikan sebelum mengirim atau membalas email yang masuk, terlebih lagi bila email kita bersifat formal.
Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menulis maupun membalas email yang baik dan benar :

§ Hindari penulisan kata dengan huruf kapital, karena ini terkesan kita sedang BERTERIAK. Selain itu karena tulisan dengan huruf kapital mengganggu mata untuk membacanya.

§ Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami. Hindari deskripsi yang terlalu panjang dan bertele-tele, misalnya dengan membuat list menu menggunakan opsi bullets and numbering.

§ Bila Anda ingin menambahkan attachment atau lampiran, perhatikan ukuran filenya. Usahakan ukuran file tersebut tidak lebih dari 5mb. Karena semakin besar ukuran file, maka semakin berat email Anda untuk diload. Ada baiknya Anda mengupload file tersebut di media file sharing online terlebih dahulu, lalu anda hanya perlu menyertakan link url tersebut.

§ Apabila Anda mengirimkan email ke banyak recipients (penerima), pastikan Anda menambahkan tag khusus di kolom subjek, misalnya "[Pre-Gold][Rencana Bisnis 2015] Rapat akan diadakan di Gedung A lantai 5 pada tanggal 15 Maret 2015
Ini akan memudahkan pencarian atau penyaringan apabila kotak masuk kita terlalu banyak.

§ (Berlanjut dengan poin diatas) Apabila ditengah percakapan, Anda akan menambahkan recipients atau kontak penerima, pastikan untuk menyertakan infonya di body email, agar penerima yang lain tahu, siapa kontak yang baru saja Anda tambahkan.

§ Dan poin yang paling penting setelah poin-poin yang tertera diatas adalah, selalu periksa kembali email atau balasan email Anda sebelum Anda mengklik tombol KIRIM.